Verträge, Rechnungen, Freigaben, Projektunterlagen und E-Mails gehören zum täglichen Unternehmenswissen.
Die entscheidende Frage ist nicht nur, wo Dokumente archiviert werden, sondern wie sie mit Geschäftsprozessen verbunden sind.
Typische Herausforderungen
- Dokumente liegen in Dateiablagen und E-Mail-Postfächern.
- ERP und DMS sind nicht sauber verbunden.
- Freigaben erfolgen per E-Mail.
- unterschiedliche Versionen kursieren.
- Wissen ist nur über einzelne Mitarbeiter auffindbar.
Worauf bei DMS und ECM achten?
Vor einem Featurevergleich sollten geklärt sein:
- Hostingstandort
- Revisions- und Nachweisfähigkeit
- Rollen und Rechte
- Exportfähigkeit
- Standardintegration zum ERP
- Integration zu HR und CRM
- API-Verfügbarkeit
- Cloud-/On-Premises-Strategie
- zukünftige Nutzung von Dokumentenwissen durch KI