Software automatisiert Abläufe.
Sie entscheidet aber nicht automatisch, ob der Ablauf sinnvoll ist.
Deshalb sollte vor jeder größeren Softwareentscheidung der betroffene Prozess verstanden werden.
Vier Fragen
Was löst den Prozess aus?
Kundenanfrage?
Bestellung?
Neueinstellung?
Rechnung?
Servicefall?
Welche Informationen werden benötigt?
Aus ERP, CRM, DMS, E-Mail, Excel oder Köpfen?
Wo entstehen Medienbrüche?
Drucken, kopieren, manuell übertragen, nachfragen?
Was ist wirklich notwendig?
Historisch gewachsene Schritte sind nicht automatisch fachlich erforderlich.
Ziel
Nicht:
möglichst viel automatisieren.
Sondern:
unnötige Schritte entfernen und die verbleibenden Schritte sinnvoll unterstützen.
Campus-Tipp
Dokumentieren Sie für jeden relevanten Prozess:
- Start,
- Ergebnis,
- Beteiligte,
- Systeme,
- Daten,
- Wartezeiten,
- manuelle Übergaben,
- Risiken.
Schon diese einfache Übersicht zeigt oft, wo der größte Digitalisierungseffekt liegt.